모든 방대한 양의 데이터를 관리하기에 앞서 아무리 많은 데이터라도 규칙이 있습니다. 첫 번째 행에는 각 열의 제목을 입력하고 두 번째 행부터 실제 데이터를 입력해야 하며 중간에 빈 행 또는 빈 열이 있으면 안 됩니다. 각 열에는 같은 형식의 데이터를 입력하고 연관된 데이터는 행 단위로 입력합니다. 하지만 모든 데이터 베이스가 이렇게 잘 정리되어 있지 않습니다. 중간에 빈 셀이 있을 수도 있고 띄어쓰기나 오타 때문에 정렬이 되지 않기도 합니다. 이런 경우 어떠한 방법을 써야 하는지 알려드리도록 하겠습니다.
데이터를 선택하거나 이동하는 단축키
데이터에 서식을 적용하거나 수식을 작성할 때에는 셀 범위를 선택해야 합니다. 데이터 양이 적다면 드래그로 쉽게 선택해서 할 수 있지만 데이터의 양이 많다면 선택하기도 쉽지 않습니다. 그렇다면 어떻게 수많은 데이터를 선택할 수 있는지 수월한 방법을 알려드리겠습니다.
위와 같이 데이터를 선택하거나 셀을 이동하는 단축키를 알고 사용하면 편리하게 사용할 수 있습니다. 알아두면 유용하게 쓰일 만한 단축키를 아래 표로 정리했습니다.
많은 데이터 중 숨어있는 빈 셀 빠르게 선택하는 방법
수많은 데이터를 관리하면서 같은 값을 지속적으로 입력해야 할 경우가 있을 것입니다. 마우스로 드래그 또는 복사 붙여 넣기를 해도 되지만 데이터가 많은 경우에는 그만큼 힘든 일도 없을 것입니다. 다음과 같은 예제를 활용하여 설명을 해보도록 하겠습니다.
[B4]부터 [B20]까지를 드래그하여 선택한 후 [메뉴] → [찾기 및 선택] → [이동 옵션]을 눌러 줍니다. 팝업창이 뜨면 빈 셀을 선택하고 확인을 눌러줍니다. 위와 같이 [B4], [B12]를 제외한 빈 셀이 선택된 것을 볼 수 있을 것입니다. 반대로 빈 셀이 아닌 데이터가 입력된 셀만 선택하고 싶을 경우에는 [이동 옵션]의 [상수]를 선택하면 데이터가 채워진 셀을 한 번에 선택할 수 있습니다.
위의 좌측 화면과 같이 빈 셀을 선택한 후 중복되는 값이 있는 셀 [B4]를 입력 또는 마우스로 클릭 후 ENTER만 누르는 것이 아닌 Ctrl+Enter를 실행해 줍니다. 그렇다면 우측의 화면처럼 반복되는 값이 자동으로 채워진 것을 확인할 수 있습니다.
데이터 이동, 선택 단축키와 빈 셀 관리법을 마치며
실무에서 데이터를 관리를 하게 된다면 이와 같이 선택도 많고 빈 셀을 관리하는 상황도 많이 발생할 것입니다. 많은 활용도가 높은 단축키를 이용해서 보다 유용하게 활용하여 엑셀을 원하는 대로 편집할 수 있길 바라봅니다.